Chuyên mục
Năng Suất

Cách tăng năng suất viết với kỹ năng sử dụng bàn phím (keyboard skills)

Kỹ năng gõ bàn phím đã trở thành thói quen của mình khi làm nghề kế toán và mình đã không để ý đến nó khi chuyển sang nghề viết. Tuy vậy, lúc tìm hiểu thì mình lại thấy có nhiều điều mình còn hiểu lầm hoặc chưa thực hiện đúng cách, dẫn đến giảm năng suất công việc. Ngoài ra, nếu thực hành đúng thì các rắc rối của những người viết phải thao tác nhiều trên bàn phím như mỏi tay, chưa gõ nhanh được, chưa biết sử dụng cả 10 ngón, đau khớp cổ tay vì phải di chuyển nhiều… đều có thể khắc phục được.

Mình luôn nghĩ rằng đã là kỹ năng thì chúng ta hoàn toàn có thể rèn luyện để thành thạo. Vậy kỹ năng sử dụng bàn phím (keyboard skills) là gì? Làm thế nào để thành thạo kỹ năng này? Tất cả nội dung sẽ có trong bài viết hướng dẫn chi tiết sau đây.

Kỹ năng sử dụng bàn phím (keyboard skills) là gì?

Trang Wikihow định nghĩa kỹ năng dùng bàn phím (keyboard skills) là một tập hợp các kỹ năng cần thiết để sử dụng thành thạo bàn phím và tối ưu năng suất công việc. Điều này bao gồm việc hiểu bố cục bàn phím máy tính của bạn và các chức năng của nó. Đối với những người viết, đây là một kỹ năng cơ bản, đã trở thành thói quen và buộc phải thành thạo để viết nhanh và năng suất hơn. Tuy vậy bạn đã thử tìm hiểu tại sao bàn phím lại sắp xếp như thế và cách bố trí đó có giúp ích cho những người viết không?

Vì sao bàn phím máy tính được sắp xếp theo QWERTY?

Bạn có biết chiếc máy đánh chữ đầu tiên được sắp xếp ra sao và ra đời thế nào không?

Lịch sử hình thành bàn phím máy tính đánh chữ

Bài báo được đăng trên forbes.com về lý do bàn phím máy tính lại được sắp xếp theo kiểu QWERTY cho biết:

Vào tháng 11 năm 1868, Christopher Latham Sholes cùng các đồng nghiệp của ông đã xuất xưởng chiếc máy đánh chữ với 28 chữ cái đầu tiên. Sau đó đến tháng 4 năm 1870, Matthias Schwalbach đã giúp Sholes thiết kế một máy đánh chữ mới với 38 phím. Có rất nhiều giả thuyết về việc tại sao Sholes lại bố trí bàn phím kiểu QWERTY mà không phải theo thứ tự ABC thông thường. Trong đó, có một lý thuyết phổ biến nhất được đưa ra là việc bố trí như vậy nhằm tránh tình trạng kẹt cơ học khi bấm liên tục các phím cạnh nhau.

Sau đó Sholes gặp một số khó khăn nên gần như không đủ nguồn lực để tiếp tục sản xuất máy đánh chữ với quy mô lớn. Ông cần một đối tác sản xuất và người phù hợp nhất khi đó là E. Remington. Vào tháng 3 năm 1886, E. Remington đã mua bằng sáng chế cho máy đánh chữ của Sholes và tiếp tục phát triển nó.

Vì sao bàn phím được sắp xếp theo dạng QWERTY?

Theo thông tin ở trên thì những chiếc máy đánh chữ đầu tiên cũng được sắp xếp theo dạng QWERTY. Hiện nay, sau khi đã được thử nghiệm theo nhiều kiểu khác nhau thì các nhà sản xuất bàn phím vẫn sử dụng chủ yếu dạng này vì nó là tối ưu nhất khi đánh văn bản. Sau đây là một số lý do bàn phím được sắp xếp dạng QWERTY:

  • Việc bố trí các chữ cái theo thứ tự ABC trên bảng chữ cái khiến máy đánh chữ bị kẹt các nút cơ học và vì thế làm ảnh hưởng đến năng suất đánh văn bản. Điều này cũng gây khó chịu cho người dùng.

  • Máy đánh chữ được bố trí các phím dạng QWERTY như hiện nay giúp chúng ta không phải di chuyển các ngón tay quá nhiều vì thế giảm các chứng đau mỏi cổ tay và ngón tay.

  • Cách bố trí này giúp người dùng quen với việc sử dụng 10 ngón để đánh văn bản nên lực phân bố đều, và trong khi đánh chữ, chúng ta có thể chuẩn bị để chuyển sang chữ khác một cách nhanh chóng.

  • Máy đánh chữ được sắp xếp tối ưu từ hàng trăm năm trước và vì thế, nó đã thành thói quen nên việc thay đổi không đem lại các tác dụng mà ngược lại khiến chúng ta mất thời gian học lại hoặc làm quen với bố cục mới. Với những người viết thì thói quen sử dụng bàn phím thành thạo sẽ thúc đẩy năng suất tốt hơn.

Ngoài ra, để tham khảo thêm về cách bố trí bàn phím mà các nước đã cải tiến để phù hợp ngôn ngữ của mình, bạn có thể đọc bài chi tiết tại đây.

Như vậy kể từ lần đầu tiên ra mắt cho đến nay, chiếc máy đánh chữ đã được cải tiến rất nhiều sao cho thân thiện với người dùng. Bên cạnh đó đây cũng là một công cụ lao động được phát minh theo một số nguyên tắc cụ thể nên chúng ta cũng cần học cách sử dụng hợp lý để đạt hiệu quả tối ưu. Sau đây là gợi ý một số giải pháp để người viết rèn luyện kỹ năng bàn phím và tăng năng suất lao động.

Gợi ý giải pháp để người viết thành thạo kỹ năng bàn phím và viết nhanh hơn

Nếu thường xuyên sử dụng bàn phím thay vì dùng chuột, bạn sẽ thấy thao tác của mình chuyên nghiệp, nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều. Theo Card, Moran và mô hình mức độ gõ phím GOMS của Newell’s (1983) ước tính, mỗi thao tác nhấn phím mất 0.2 giây trong khi di chuyển chuột và nhấp chuột mất khoảng 1,3 giây (trang 264). Thậm chí ngay cả khi cần bấm tổ hợp phím thì thao tác trên bàn phím vẫn nhanh hơn là dùng chuột. Sau đây là một số gợi ý để người viết rèn luyện kỹ năng bàn phím thành thạo và viết năng suất hơn:

1. Gõ 10 ngón

Thực hành gõ 10 ngón và biến nó thành thói quen sẽ giúp chúng ta viết năng suất hơn, giảm các triệu chứng đau khớp ngón tay và cổ tay. Có một số thông tin thú vị về kỹ năng gõ bàn phím 10 ngón mà có thể bạn không để ý:

+ Khi thao tác trên bàn phím chúng ta cần nhìn vào màn hình chứ không phải nhìn vào bàn phím. Thói quen này cần thực hành mỗi ngày và trong một khoảng thời gian đủ để chúng ta nhớ vị trí các phím cũng như sử dụng linh hoạt chúng.

+ Bạn hãy để ý trên phím F và J có 2 đường nổi lên để đánh dấu vị trí đặt ngón trỏ của bàn tay phải và trái. Cụ thể tay trái sẽ để trên các phím F – D – S – A còn tai phải sẽ để trên các phím J – K – L – ;. Những chữ cái này ở hàng giữa và vì thế khi muốn bấm vào các phím khác, chúng ta chỉ cần di chuyển đầu ngón tay lên trên hoặc xuống dưới.

+ Điều thú vị là mục tiêu của phương pháp đánh 10 ngón là để cố định khả năng xử lý bàn phím trong tiềm thức của bạn ,và vì thế thao tác đánh văn bản sẽ được tự động, nhanh và chính xác hơn.

Bạn có thể tham khảo gợi ý một số trang web đánh 10 ngón trực tuyến miễn phí để thực hành ngay hôm nay:

https://www.typingtutor-online.com/characters?exerciseIndex=1

https://www.typingstudy.com/lesson/1

https://www.typing.com/

2. Sử dụng phím tắt nhiều hơn

Có rất nhiều phím tắt để chúng ta thao tác nhanh hơn và tăng năng suất khi sáng tạo các nội dung. Dù bạn làm việc trên MS word hay là google doc thì vẫn có những danh sách phím tắt để thực hành. Cụ thể như sau:

Phím tắt trên MS word

Theo tổng hợp trên trang Quora.com thì MS word có các tổ hợp phím tắt trên bàn phím như sau:

  • Ctrl + 0: Thêm hoặc xóa 6 điểm khoảng cách trước một đoạn văn

  • Ctrl + A: Chọn tất cả nội dung của trang

  • Ctrl + B: Vùng chọn được tô đậm

  • Ctrl + C: Sao chép văn bản đã chọn

  • Ctrl + D: Mở cửa sổ tùy chọn phông chữ

  • Ctrl + E: Căn chỉnh dòng hoặc văn bản đã chọn vào giữa màn hình

  • Ctrl + F: Mở hộp tìm kiếm

  • Ctrl + I: Nghiêng vùng chọn được đánh dấu

  • Ctrl + J: Căn chỉnh văn bản hoặc dòng đã chọn để căn đều màn hình

  • Ctrl + K: Chèn mực

  • Ctrl + L: Căn chỉnh dòng hoặc văn bản đã chọn ở bên trái màn hình

  • Ctrl + M: Thụt lề đoạn văn

  • Ctrl + P: Mở cửa sổ in

  • Ctrl + R: Căn chỉnh dòng hoặc văn bản đã chọn ở bên phải màn hình

  • Ctrl + T: Tạo thụt lề treo

  • Ctrl + U: Gạch chân vùng được đánh dấu

  • Ctrl + V: Dán

  • Ctrl + X: Cắt văn bản đã chọn

  • Ctrl + Y: Làm lại hành động cuối cùng đã thực hiện

  • Ctrl + Z: Hoàn tác hành động cuối cùng

  • Ctrl + Shift + L: Tạo nhanh một dấu đầu dòng

  • Ctrl + Shift + F: Thay đổi phông chữ

  • Ctrl + Shift +>: Tăng phông chữ đã chọn + 1pts lên đến 12pt và sau đó tăng phông chữ + 2pts

  • Ctrl +]: Tăng phông chữ đã chọn + 1pts

  • Ctrl + Shift + <: Giảm phông chữ đã chọn -1pts nếu 12pt trở xuống, nếu trên 12 giảm phông chữ + 2pt

  • Ctrl + [: Giảm phông chữ đã chọn -1pts

  • Ctrl + Shift + *: Xem hoặc ẩn các ký tự không in được

  • Ctrl + <mũi tên trái>: Di chuyển một từ sang trái

  • Ctrl + <mũi tên phải>: Di chuyển một từ sang phải

  • Ctrl + <mũi tên lên>: Di chuyển đến đầu dòng hoặc đoạn văn

  • Ctrl + <mũi tên xuống>: Di chuyển đến cuối đoạn văn

  • Ctrl + Backspace: Xóa từ bên trái con trỏ

  • Ctrl + End: Di chuyển con trỏ đến cuối tài liệu

  • Ctrl + Home: Di chuyển con trỏ đến đầu tài liệu

  • Ctrl + Phím cách: Đặt lại văn bản được đánh dấu thành phông chữ mặc định

  • Ctrl + 1: Các dòng một dấu cách

  • Ctrl + 2: dấu cách dòng kép

  • Ctrl + 5: khoảng cách 1,5 dòng

  • Ctrl + Alt + 1: Thay đổi văn bản thành tiêu đề 1

  • Ctrl + Alt + 2: Thay đổi văn bản thành tiêu đề 2

  • Ctrl + Alt + 3: Thay đổi văn bản thành tiêu đề 3

  • Alt + Ctrl + F2: Mở tài liệu mới

  • Ctrl + F1: Mở ngăn tác vụ

  • Ctrl + F2: Hiển thị bản xem trước khi in

  • Ctrl + Shift +>: Tăng kích thước văn bản được đánh dấu lên một

  • Ctrl + Shift + <: Giảm kích thước văn bản được đánh dấu xuống một

  • Ctrl + Shift + F6: Mở tài liệu Microsoft Word đang mở khác

  • Ctrl + Shift + F12: In tài liệu

  • F1: Mở trợ giúp

  • F4: Lặp lại hành động cuối cùng đã thực hiện (Word 2000+)

  • F5: Mở tìm kiếm, thay thế và chuyển đến cửa sổ trong Microsoft Word

  • F7: Kiểm tra chính tả và ngữ pháp kiểm tra văn bản hoặc tài liệu đã chọn

  • F12: Lưu dưới dạng

  • Shift + F3: Thay đổi văn bản trong Microsoft word từ chữ hoa thành chữ thường hoặc chữ hoa ở đầu mỗi từ

  • Shift + F7: Chạy kiểm tra Từ đồng nghĩa đối với từ được đánh dấu

  • Shift + F12: Lưu

  • Shift + Enter: Tạo ngắt mềm thay vì đoạn mới

  • Shift + Alt + D: Chèn ngày hiện tại

  • Shift + Alt + T: Chèn thời gian hiện tại

Nếu thấy có quá nhiều phím tắt và nghĩ rằng mình không sử dụng đến thì bạn có thể lưu lại danh sách này và thực hành từ từ nhé. Hình thành thói quen và ghi sâu kỹ năng sử dụng phím tắt vào tiềm thức là cách rất hữu ích mà những cây viết có thể áp dụng để thao tác trên bàn phím được thực hiện “vô thức” và tăng năng suất viết lên cao hơn.

Phím tắt trên Google doc

Khi mở một trang doc trên google bạn dễ dàng biết được có những phím tắt nào khi nhìn sang bên phải của thẻ đó. Cụ thể như sau:

  • Ctrl + C: Lệnh sao chép.

  • Ctrl + X: Cắt phần được chọn.

  • Ctrl + V: Dán đoạn đã cắt, copy vào.

  • Ctrl + F: Tìm kiếm từ, cụm từ.

  • Ctrl + H: Tìm và thay thế từ, cụm từ.

  • Ctrl + S: Lưu lại.

  • Ctrl + P: In.

  • Ctrl + Z – (Undo): Quay trở lại thao tác trước đó.

  • Ctrl + Shift + Z – (Redo): Thực hiện lại lệnh vừa làm.

  • Ctrl + /: Hiển thị phím tắt bàn phím.

  • Ctrl + O: Mở tập tin có sẵn trong máy.

  • Ctrl + G: Nhảy đến trang số.

  • Ctrl + Enter: Ngắt trang.

  • Ctrl + Shift + G: Tìm trở về trước.

  • Ctrl + Shift + F: Làm ẩn thanh Menu.

  • Ctrl + K: Chèn hoặc chỉnh sửa liên kết.

  • Alt + Enter: Mở file đính kèm.

  • Alt + /n hoặc Alt + Shift + Z: Tìm kiếm Menu.

  • Alt + Z: Tìm kiếm Menu trên trình duyệt Google Chrome

Hãy thử áp dụng những tổ hợp phím tắt này trong bài viết tiếp theo của bạn và xem mất khoảng bao lâu thì bạn ghi nhớ được nhé.

3. Thực hành viết và viết nhiều hơn để hình thành thói quen

Và cho dù thế nào thì viết và viết nhiều hơn mỗi ngày luôn là sự lựa chọn duy nhất để ta viết tốt hơn cũng như thực hành thành thạo kỹ năng gõ phím. Gợi ý là mỗi ngày bạn có thể dành ra 10 phút để tập đánh 10 ngón theo đúng kỹ thuật và áp dụng dần khi viết bài.

Mình cũng thấy thao tác bàn phím của mình khá nhanh và ít sử dụng chuột. Tuy vậy khi viết bài này, mình mới để ý là có thể vì đã trở thành thói quen nên chúng ta không nhận ra rằng mình đang đánh đúng kỹ thuật hay chưa. Điều này có thể phần nào cản trở năng suất của đôi tay hoặc khiến tay thường bị mỏi vì phải đưa đi đưa lại quá nhiều.

Mình không muốn nói rằng chỉ cần đánh 10 ngón chuẩn thì những cây viết chắc chắn tăng năng suất vì nó còn phụ thuộc vào kinh nghiệm, kỹ thuật viết, trải nghiệm sống và cả sự cố gắng của mỗi người. Tuy nhiên, nếu thói quen đó là tốt và giúp mình đánh văn bản hiệu quả, năng suất và đỡ mỏi tay hơn thì chúng ta nên thử. Điều đặc biệt là sau khi đã thành thói quen, chúng ta không cần phải cố để đánh 10 ngón nữa mà chỉ cần để tiềm thức chỉ đạo là được.

0 0 votes
Xếp Hạng
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments